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Lendo alguns e-mail me deparei com o newsletter do ComputerWorld de agora pouco com o título acima. Minha curiosidade saltou e tive que parar para ler e tentar ver se tinha alguma coisa no meu trabalho que poderia ser a causa de um “fracasso”. Percebi que sim, que posso ser uma chave para abrir a porta de um problema dentro do processo da empresa. Percebi também que a maioria dos fatos, são resolvidos com pequenas atitudes, por isso resolvi colocar a matéria na íntegra para que todos possam ler e fazer uma autoanálise.

Especialistas apontam os principais erros cometidos pelas empresas em implantações de sistemas de gestão.
Por Rodrigo Caetano, da Computerworld
19 de agosto de 2009 - 07h00

Grandes projetos, grandes problemas. Não importa a metodologia utilizada, a ferramenta escolhida e o tamanho da equipe. É comum, até demais, que implementações de sistemas de gestão (ERP) fracassem. Prazos são estourados, orçamentos vão muito além do limite e os resultados não correspondem às expectativas das áreas de negócios.

Mesmo projetos bem sucedidos enfrentam problemas no seu decorrer. Sejam eles motivados pela cultura da empresa, por mau planejamento ou briga de egos, os percalços acabam custando caro para as companhias. Afinal, no mundo dos negócios, tempo é dinheiro e sistema que não funciona é igual a processos que não funcionam.

Segundo a consultoria Gartner, a segunda maior prioridade dos executivos de tecnologias para este ano é implementar ou atualizar o sistema de gestão. A vice-presidente de pesquisas da empresa, Ione Coco, afirma que o cenário não deve mudar, pelo menos, até 2012. O que leva a uma reflexão: apesar de tão importantes, por que os projetos de ERP fracassam?

Apontar uma razão principal é difícil, mas, segundo especialistas, existem alguns fatores comuns encontrados nas empresas que, fatalmente, levam ao mau resultado. O primeiro não tem nada a ver com questões técnicas, mas sim com a cultura das organizações. Segundo Ione, as empresas, e principalmente os departamentos de TI, precisam saber o que esperar de um projeto. Estimativas altas demais, ou mesmo com foco errado, comprometem todo o trabalho, não importa se foi bem feito.

Para o sócio da consultoria Mondo Strategies, especializada em gestão integrada de software, Ernani Ferrari, o problema das estimativas ainda vai além do resultado. As empresas têm dificuldades para prever a quantidade de tempo e recursos necessários para a conclusão do projeto. Como conseqüência, tendem a acelerar uma das pontas do processo, pulando etapas e cortando custos, prejudicando as demais.

Em apresentação feita durante evento promovido pela Associação de Usuários SAP do Brasil (Asug), entidade que reúne clientes da fornecedora alemã de sistemas de gestão, o diretor do capítulo São Paulo do Project Management Institute (PMI), Paulo Moraes, apontou alguns pontos que fazem a diferença na hora de iniciar um projeto. O PMI é uma associação sem fins lucrativos que desenvolve estudos sobre o gerenciamento de projetos. Área onde, geralmente, começam os problemas.

Confira as dicas do executivo:

- Falta de uma camada de gerenciamento de projetos: no mínimo, a empresas precisa conhecer as melhores práticas de gerenciamento descritas no PMBOK, principal publicação feita pelo PMI. Mas, qualquer metodologia serve, desde que esteja presente.

- Falha no planejamento do projeto: essa talvez seja a fase mais crítica de um projeto. Segundo Moraes, as empresas não pode ter preguiça de escrever, fazer diagramas, relatórios, etc.

- Processos críticos de negócios mal definidos: quase uma conseqüência do mau planejamento. Fatalmente, caso isso aconteça, a empresa terá de fazer mudanças no sistema depois de estar pronto.

- Falha em detalhar os processos nas pontas: caso a empresa não conheça exatamente a rotina das pessoas que vão, de fato, utilizar o sistema, fatalmente fará algo inútil ou complicado demais.

- Falta de envolvimento do pessoal das pontas: Moraes conta uma história curiosa. Determinada empresa, após implementar um novo ERP, começou a ter problemas com a qualidade dos dados. Após meses de investigação, descobriu que os operadores de empilhadeira, responsáveis pela coleta dos dados nos armazéns da companhia, não conseguiam digitar corretamente nos computadores de mão por usarem luvas. Este pequeno detalhe acabava comprometendo todo o processo.

- Falha em preparar o sistema para agüentar os picos de utilização: nenhum sistema é utilizado com a mesma freqüência o tempo inteiro. É preciso saber o quanto ele agüenta e quanto terá de agüentar, quando for exigido em carga máxima.

- Evangelizar os patrocinadores do projeto: tudo tem de estar escrito. “Se não está explicitamente indicado, está implicitamente excluído”, afirma Moraes. Todos os envolvidos no projeto precisam ter consciência do que está no papel e saber que é isso que será realizado, nada menos, nada mais.

- Iniciar a implantação antes de definir o escopo: nada acontece antes que o cronograma e os recursos estejam bem definidos e formalmente aprovados.

- Estouro do escopo: estratégias e cenários econômicos mudam, mas não é possível modificar o projeto a cada novidade de mercado. Por isso é fundamental ter um sistema bem definido de gerenciamento de mudanças.

- Grandes modificações de software padrão: um sistema SAP, segundo Moraes, faz muita coisa. Antes de modificar o software, certifique-se, realmente, que isso é necessário.

- Falhas de testes: de 20% a 40% do tempo total de projeto deve estar reservado para os testes. E eles só são válidos se forem devidamente documentados.

- Falta de treinamento: é um erro reduzir o custo do projeto cortando o treinamento. É necessário ter um plano de treinamento, que serve, também, para avaliar o conhecimento dos usuários.

- Falhas ao carregar os dados no sistema: um sistema ERP gera mudanças culturais na empresa. Muitas vezes, os funcionários estão acostumados a usar diversos sistemas legados, cada um referente a uma determinada época. Por isso é preciso definir o alcance do novo sistema. Falta de dados também é um problema. Se um usuário diz que precisa trabalhar com determinada informação, não significa, necessariamente, que ela exista.

- Falha no “cut over”: a data de inauguração do novo sistema, e desligamento de antigo, deve estar definida e o processo planejado. É impossível fazer isso sem causar impacto. Este plano tem de ser discutido já na fase de planejamento do projeto.

- Falhas após o “go live”: depois de estar tudo funcionando, não é difícil se deparar com um time de suporte mal dimensionado. Outros problemas são a falta de documentação e falhas no entendimento das responsabilidades dos envolvidos.

- Deixar os testes para depois do “go live”: testes devem ser feitos durante a fase de testes. Testar quando o usuário está precisando da ferramenta dará dor de cabeça, com absoluta certeza.

Fonte: ComputerWorld (http://computerworld.uol.com.br/gestao/2009/08/18/porque-os-projetos-de-erp-fracassam/)

A Delsoft convida a todos para participar do Dia da Informação. Realizado pelo Núcleo de Informática do Alto Vale do Itajaí (NIAVI) e Associação Comercial Industrial de Rio do Sul (ACIRS), com apoio da IBM do Brasil e Delsoft Sistemas, o evento traz novidades e informações para os empresários da região do Alto Vale do Itajaí.

Venha conhecer um pouco mais sobre soluções em hardware e em software de BI (Business Intelligence).

Para fazer sua inscrição clique na imagem do convite do Dia da Informação

A preocupação principal foi de mostrar aos empresários da Itoupava Central a necessidade de tomar atitudes antecipadas, não deixar tudo para última hora.

Organizado pela Woelfer Tecnologia Contábil em parceria com o CODEIC (Conselho de Desenvolvimento da Itoupava Central), o evento reuniu aproximadamente 150 pessoas que representavam cerca de 60 empresas blumenauenses. Realizado na noite da terça –feira passada, dia 14, no Clube da Itoupava Central o tema principal abordado foi a preparação que os empresários terão de ter com a chegada do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital.

Além do tema principal o Presidente da CODEIC, Paulo Cesar Lopes, também convidou os presentes para um debate público sobre outras reivindicações para a região. Na sequência, o Presidente da Delsoft Sistemas, Miguel Delonei Berres, utilizou-se de um case vivenciado com a implantação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) num de seus clientes.

Durante a apresentação Berres ressaltou as grandes dificuldades que podem dificultar a vida dos gestores. “A grande mudança, e que mais atravanca o processo de implantação, são os problemas encontrados na parte de cadastros das empresas”, ressaltou. Segundo ele, os sistemas de uma forma geral estão prontos para a utilização, e no caso específico da solução da Delsoft a implantação é rápida, a grande demora no processo está nos ajustes de cadastros e nos trâmites burocráticos que as empresas passam para regularizar suas documentações para utilização do SPED Contábil, Fiscal e NF-e.

Ainda participou do evento o consultor André Fabiano Tolardo, representante da empresa New Vale Sistemas que distribui o software Questor utilizado em escritórios de contabilidade. Em sua apresentação destacou as mudanças que acontecem dentro das contabilidades, e o nível de informações a mais que precisam ser cadastradas. Depois da sessão de perguntas e respostas, os convidados encerraram o encontro com um coquetel típico alemão.

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“Aproximar as aulas teóricas e os conceitos dados em sala sobre o mercado e as ferramentas”, este foi o objetivo visado pelo professor especialista Sandro Alencar Fernandes, na disciplina de Sistemas de Informação do curso Superior em Tecnologia de Produção do Vestuário.

Para fazer a troca de experiências e tentar mostrar um pouco da realidade de mercado, Sandro convidou a Delsoft Sistemas para apresentar a solução DelsoftERP e conversar com as alunas do 7o período do curso da unidade do SENAI de Rio do Sul.

Realizado na própria sala de aula, na noite do dia 02 de julho, o encontro serviu para que o Presidente da Delsoft Sistemas, Miguel Delonei Berres, trocasse experiências e contasse um pouco sobre os cases de implantação da solução de ERP em empresas do ramo têxtil e de vestuário.

Segundo Sandro em outra ocasião, também já havia sido feito um encontro semelhante, com o representante de outra empresa de softwares que desenvolve uma solução de menor porte. “Apresentamos aos acadêmicos as tecnologias e fizemos referência ao que está à disposição no mercado com o que podem e devem aplicar em suas atividades profissionais”, complementa.

“É muito interessante saber que cada vez mais, determinados ramos buscam mais informações, e querem conhecer o que o mercado os oferece”, exclama Miguel ao comentar sobre a interação com profissionais que já atuam, mas ainda buscam a formação superior.

Numa avaliação sobre as apresentações realizadas durante o semestre, Sandro analisa que o “importante foi que foram sistemas de porte diferente, para públicos diferenciados. Dessa forma ficou claro que o mercado tem as mais variadas soluções para atender as necessidades de informações das empresas”.

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